Inventory adalah salah satu asset termahal dalam perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur, dimana biasanya merepresentasikan sedikitnya 40% dari total modal yang diinvestasikan. Sehingga pengelolaan inventory adalah hal yang krusial bagi pihak manajemen.
Dari sisi perusahaan, mereka menginginkan agar inventory sesedikit mungkin sehingga dapat menekan biaya. Sementara itu di pihak customer, mereka sering mengeluh karena seringnya kasus stockout terjadi. Kesetimbangan antara demand & supply adalah salah satu sasaran dari setiap pengelolaan inventory.
Pengendalian persediaan adalah keseimbangan biaya versus keuntungan terkait
dengan memiliki barang di tangan.
Mengendalikan persediaan (inventory control) berarti menjaga biaya
keseluruhan yang terkait persediaan dengan memiliki persediaan sedikit mungkin
tanpa menimbulkan masalah. Inventory control kadang-kadang disebut juga stock
control. Pengendalian persediaan merupakan bagian yang penting dalam bisnis.
Mengendalikan persediaan dengan baik adalah menjaga keseimbangan setiap waktu
dengan memiliki persediaan yang optimal untuk memaksimalkan keuntungan. Jumlah
persediaan yang besar akan menimbulkan biaya yaitu biaya penyimpanan persediaan
sehingga keuntungan perusahaan pun berkurang. Selain itu, barang juga dapat
rusak jika tidak disimpan dengan baik.
Namun perusahaan juga akan memiliki masalah jika jumlah persediaan yang
disimpannya sangat sedikit. Masalahnya adalah kekurangan barang untuk dijual
kepada konsumen. Hal ini tentunya tidak diinginkan oleh perusahaan dalam bisnis
mereka. Bahkan perusahaan besar pun dapat kehabisan produk tertentu dari waktu
ke waktu ketika penjualan lebih besar dari apa yang mereka perkirakan. Hal ini
dapat menyebabkan kerugian karena tidak ada persediaan yang tersedia untuk dijual
ke konsumen. Dengan sistem pengendalian persediaan yang baik, perusahaan dapat
meminimalkan kekurangan persediaan barang. Sebagian besar perusahaan berharap
mereka tidak memiliki kekurangan persediaan dengan jumlah yang besar dan juga
tidak harus terlalu banyak menimbun persediaan.
Ada
empat macam kategori biaya yang terlibat dalam masalah Persediaan, yaitu:
Biaya
Pesan atau Ordering Cost, yaitu biaya-biaya langsung yang timbul atau bisa
di-iedentifikasi karena pengadaan persediaan seperti Biaya Telp, Fax,
Perjalanan, dan biaya lain-lain.
Biaya
Pembelian atau Purchase Cost, yaitu biaya langsung yang berhubungan atau bisa
di-identifikasi dengan harga persediaan. Jenis biaya ini disamping
dibutuhkan pada saat penentuan parameter biaya persediaan yang berupa proporsi
atau persentase antara biaya simpan per unit per periode dengan harga
persediaan, juga dibutuhkan oleh model Quantity Discount ketika Volume
persediaan menjadi penentu harga.
Biaya
Kehabisan Persediaan atau Stock Out Cost, yaitu biaya yang timbul karena
persediaan tidak tersedia pada saat proses berjalan. Biaya jenis ini pada
umumnya berupa opportunity cost dan bisa dipisahkan menjadi dua yaitu internal
opportunity cost dan external opportunity cost. Internal Opportunity Cost
berupa idle capacity baik tenaga kerja maupun mesin. Akibatnya adalah average
cost naik karena unit yang diproduksi per periode turun. Dengan kata lain,
satuan biaya produk pasti akan naik. Ini rentetannya akan menjadi panjang
karena hitumngan investasi didasarkan pada proceed yang bersumber pada
kemampaun organisasi untu menghasilkan output. Sedang External Opportunity
Cost berupa opportunity gain yang hilang karena kepuasan pelanggan
menurun atau pasar di-isi oleh pesaing karena output berkurang sehingga pasar
mencari subtitusi. Dampaknya akan etrlihat pada penurunan penjualan yang juga
akan berakibat panjang bagi organisasi, mulai dari kembalian investasi,
retrurn on investment. hingga pertumbuhan organisasi.
Biaya
Persediaan atau Holding Cost berupa biaya langsung yang bisa
di-identifikasi dengan munculnya persediaan di gudang seperti biaya asuransi,
keamanan, listrik, perawatan, dan biaya-lain-lain. Jenis biaya ini bisa
dinyatakan dalam biaya satuan persediaan per unit per periode atau dalam
proporsi antaraharga persediaan dengan total biaya persediaan dalam satu
periode.
