Manajemen Persediaan (Inventory Control)

Inventory adalah salah satu asset termahal dalam perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur, dimana biasanya merepresentasikan sedikitnya 40% dari total modal yang diinvestasikan. Sehingga pengelolaan inventory adalah hal yang krusial bagi pihak manajemen.

Dari sisi perusahaan, mereka menginginkan agar inventory sesedikit mungkin sehingga dapat menekan biaya.  Sementara itu di pihak customer, mereka sering mengeluh karena seringnya kasus stockout terjadi. Kesetimbangan antara demand & supply adalah salah satu sasaran dari setiap pengelolaan inventory. 

Pengendalian persediaan adalah keseimbangan biaya versus keuntungan terkait dengan memiliki barang di tangan.

Mengendalikan persediaan (inventory control) berarti menjaga biaya keseluruhan yang terkait persediaan dengan memiliki persediaan sedikit mungkin tanpa menimbulkan masalah. Inventory control kadang-kadang disebut juga stock control. Pengendalian persediaan merupakan bagian yang penting dalam bisnis. Mengendalikan persediaan dengan baik adalah menjaga keseimbangan setiap waktu dengan memiliki persediaan yang optimal untuk memaksimalkan keuntungan. Jumlah persediaan yang besar akan menimbulkan biaya yaitu biaya penyimpanan persediaan sehingga keuntungan perusahaan pun berkurang. Selain itu, barang juga dapat rusak jika tidak disimpan dengan baik.

Namun perusahaan juga akan memiliki masalah jika jumlah persediaan yang disimpannya sangat sedikit. Masalahnya adalah kekurangan barang untuk dijual kepada konsumen. Hal ini tentunya tidak diinginkan oleh perusahaan dalam bisnis mereka. Bahkan perusahaan besar pun dapat kehabisan produk tertentu dari waktu ke waktu ketika penjualan lebih besar dari apa yang mereka perkirakan. Hal ini dapat menyebabkan kerugian karena tidak ada persediaan yang tersedia untuk dijual ke konsumen. Dengan sistem pengendalian persediaan yang baik, perusahaan dapat meminimalkan kekurangan persediaan barang. Sebagian besar perusahaan berharap mereka tidak memiliki kekurangan persediaan dengan jumlah yang besar dan juga tidak harus terlalu banyak menimbun persediaan.

Ada empat macam kategori biaya yang terlibat dalam masalah Persediaan, yaitu:

Biaya Pesan atau Ordering Cost, yaitu biaya-biaya langsung yang timbul atau bisa di-iedentifikasi karena pengadaan persediaan seperti Biaya Telp, Fax, Perjalanan, dan biaya lain-lain.

Biaya Pembelian atau Purchase Cost, yaitu biaya langsung yang berhubungan atau bisa di-identifikasi dengan harga persediaan.  Jenis biaya ini disamping dibutuhkan pada saat penentuan parameter biaya persediaan yang berupa proporsi atau persentase antara biaya simpan per unit per periode dengan harga persediaan, juga dibutuhkan oleh model Quantity Discount ketika Volume persediaan menjadi penentu harga.

Biaya Kehabisan Persediaan atau Stock Out Cost, yaitu biaya yang timbul karena persediaan tidak tersedia pada saat proses berjalan. Biaya jenis ini pada umumnya berupa opportunity cost dan bisa dipisahkan menjadi dua yaitu internal opportunity cost dan external opportunity cost. Internal Opportunity Cost berupa idle capacity baik tenaga kerja maupun mesin. Akibatnya adalah average cost naik karena unit yang diproduksi per periode turun. Dengan kata lain, satuan biaya produk pasti akan naik. Ini rentetannya akan menjadi panjang karena hitumngan investasi didasarkan pada proceed yang bersumber pada kemampaun organisasi untu menghasilkan output.  Sedang External Opportunity Cost berupa opportunity gain yang hilang karena kepuasan pelanggan menurun atau pasar di-isi oleh pesaing karena output berkurang sehingga pasar mencari subtitusi. Dampaknya akan etrlihat pada penurunan penjualan yang juga akan berakibat panjang bagi organisasi, mulai dari kembalian investasi,  retrurn on investment. hingga pertumbuhan organisasi.

Biaya Persediaan atau Holding Cost berupa biaya langsung yang bisa di-identifikasi dengan munculnya persediaan di gudang seperti biaya asuransi, keamanan, listrik, perawatan, dan biaya-lain-lain. Jenis biaya ini bisa dinyatakan dalam  biaya satuan persediaan per unit per periode atau dalam proporsi antaraharga persediaan dengan total biaya persediaan dalam satu periode.